Choisir son LMS n’est pas une mince affaire. Il est difficile de s’y retrouver dans une offre pléthorique. Voici un petit bréviaire des critères de choix d’un LMS sur lesquels il est bon de focaliser son attention.
Disposer d’une bonne plateforme LMS est une des conditions d’une stratégie de digital learning réussie. Seulement voilà, l’univers des solutions offertes par le marché est extrêmement vaste et cela devient une prouesse d’y voir clair et de savoir choisir. Il est essentiel de procéder avec méthode comme nous avons pu le démontrer dans un précédent article concernant les étapes préalables pour choisir son LMS, mais il faut aussi savoir quoi regarder, identifier les bons critères avant de de prendre sa décision.
LMS : définition technique et spécificités
Tout d’abord, un petit peu de technique et de vocabulaire en revenant plus en détail sur la définition du Learning Management System.
LMS signifie Learning Management System. Si on est précis, ce sigle désigne un logiciel qui permet d’administrer son offre de formation (informer sur les dates, gérer les inscriptions, gérer les aspects administratifs…) et de diffuser des parcours digitaux, de les rendre accessibles. Un LMS pourra s’interfacer avec l’ensemble du système d’information (SI) au sein duquel les salariés d’une entreprise sont identifiés et, le cas échéant, être intégré avec une solution de gestion des talents (gestion des compétences, gestion prévisionnelle des emplois…).
Donc un LMS au sens propre du terme n’est pas l’outil qui permet de créer ses parcours de formation digitaux. Pour cela on utilise un LCMS (Learning Content Management System).
C’est là que ça se complique.
Traditionnellement on utilisait un LMS couplé avec un outil “auteur” (autre nom du LCMS) pour créer les contenus d’e-learning. Les plus connus de ces outils sont Articulate Storyline et Adobe Captivate. Mais de manière plus simple, Powerpoint ou Adobe Pdf peuvent aussi être des outils auteurs.
Pour assurer le dialogue entre LMS et outils auteur il existe des normes dont la plus connue est le SCORM. Cela permet de générer des packages depuis son outil auteur et d’être certain qu’il pourra s’intégrer dans un LMS.
Les critères de choix d’un LMS : Les points techniques
Le cadre de la formation en ligne s’est élargi ces dernières années pour devenir celui du digital learning : on crée désormais des parcours, des expériences de formation riches et variées, interactives et sociales, gamifiées et non plus des modules d’e-learning. On conçoit des parcours à la carte, des grains courts, on propose aux apprenants d’échanger entre eux, on met en place des activités collaboratives… Autant de besoins qui font appel à des fonctionnalités de LCMS plus avancées.
On a donc vu apparaître des solutions qui mêlent LMS et LCMS. Dans le même outil on dispose désormais d’un “front office” qui diffuse les formations et un “back office” qui permet de créer et d’administrer en direct ses contenus et ses parcours.
D’un point de vue technique, il va falloir faire attention à plusieurs éléments clés :
- comment sont hébergées les vidéos par le LMS
- le LMS permet-il de diffuser les formations sur les plateformes mobiles
- le back office permet-il à un non informaticien d’administrer la formation facilement
- peut-on exporter ses contenus au format SCORM
- l’utilisateur pourra-t-il accéder au LMS sans ressaisir ses identifiants (fonctionnalité SSO)
- quel est le débit nécessaire à l’utilisation du LMS
Voilà plusieurs critères techniques importants.
Fonctionnalités indispensable à un LMS
Un bon LMS c’est aussi un logiciel qui va vous permettre de gérer les différents acteurs de la réalisation des parcours, de la gestion des formations et les apprenants. Il va falloir donc être attentif aux fonctionnalités offertes en terme de gestion des utilisateurs. Il faut que vous puissiez donner des droits différents à ceux qui administrent et à ceux qui créent. Pour vous faciliter la vie il est intéressant de pouvoir créer des groupes d’utilisateurs qui vont refléter votre organisation.
- Ainsi par exemple vous pouvez avoir besoin de créer un groupe d’utilisateurs pour un service donné, donner des droits d’accès étendus aux managers pour qu’ils puissent consulter les statistiques, inscrire de nouveaux apprenants, modérer les forums.
- Il faut aussi pouvoir organiser facilement vos contenus : créer des catalogues de formation personnalisés, donner accès aussi bien à des parcours qu’à des contenus unitaires qui les composent. Vous pouvez avoir besoin de gérer des modalités d’inscription différentes : dans un cas les managers inscriront les apprenants, dans un autre les apprenants pourront s’inscrire librement et cela pour un même parcours de manière différente suivant les cibles.
- Ce n’est pas tout. Il faut aussi faire attention aux possibilités de personnalisation offertes par le LMS (feuilles de styles, bannières…), aux outils qui vont vous permettre de relancer de manière personnalisée les apprenants, aux possibilités d’intégrer dans vos parcours du présentiel, des sessions de webinaire…
- Enfin, si on met en place un Learning Management System, c’est aussi pour disposer de données sur la consommation des parcours. En la matière toutes les plateformes ne se valent pas. Par exemple, souvent, les plateformes “open source” sont assez ingrates en la matière.
Le plus important, le contenu
Voilà : vous disposez d’un LMS techniquement viable, de fonctionnalités de gestion avancée de vos utilisateurs et de votre offre. Il vous reste à pouvoir vous consacrer à l’essentiel : vos parcours. On ne fait pas des parcours de digital learning pour un Learning Management System . On utilise un LMS au service de ses besoins de formation ! Il est toujours bon de le rappeler.
Les questions en la matière sont nombreuses. En voici un bref inventaire :
- quelles sont les possibilités de gamification ? Puis-je mettre en place des badges, des battles ? Des jeux dédiés au mobile ?
- quels sont les types d’exercice que je peux créer ? Puis-je créer des activités collaboratives ? Faire de la correction par les pairs ?
- est-ce que je dispose d’un éditeur HTML intégré pour créer des contenus ?
- puis-je intégrer des codes embed pour intégrer des ressources extérieures ?
- est-ce que je dispose d’un forum contextuel ? Global ?
- puis-je créer des certificats ?
- puis-je intégrer facilement une page de présentation d’un parcours avec un teaser ?
Ce n’est là qu’un aperçu des questions à se poser, des critères à se donner. La clé pour les lister : connaître ses besoins et savoir l’offre de formation que l’on veut mettre en place.
Mais en matière de contenu il est un point encore plus essentiel : le Learning Management System est-il ou non contraignant ?
Certains LMS imposent leur vision de la pédagogie et vous voilà prisonnier d’une manière de faire. Il est crucial que vous conserviez votre liberté en la matière, que vous soyez libres de l’ordre dans lequel les éléments de vos parcours vont se succéder : quiz, activités, contenus… Le nec plus ultra en la matière étant de pouvoir créer des parcours conditionnels (à chaque fin d’étape, en fonction de ses réponses et de ses choix, l’apprenant est renvoyé vers tel ou tel contenu) comme commencent à le proposer certains LMS/LCMS outre atlantique.
Comme nous le disions, choisir son LMS n’est pas chose aisée. En effet ces outils sont le reflet d’une bonne partie des questions à se poser dans la conception de son offre de formation.
